Desk Sharing: das Büro der Zukunft?
Neue Zeiten im Büro
In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt stark verändert. Remote- und Homeoffice sind mittlerweile fester Bestandteil vieler Unternehmen. Jetzt erobert Desk Sharing die Büros und ermöglicht eine flexible Nutzung der Arbeitsplätze. Außerdem passt es sich besser an die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen an. In unserem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die vielfältigen Aspekte von Desk Sharing Büros, stellen verschiedene Konzepte vor, diskutieren Vor- und Nachteile und geben praktische Tipps zur Umsetzung.
Konzepte des Desk Sharings:
1. Hot Desking
Hier gilt das Prinzip „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Es gib keine festen Arbeitsplätze und Mitarbeiter*innen wählen täglich vor Ort einen verfügbaren Schreibtisch.
2. Desk Hoteling
Die Arbeitsplätze können, ähnlich wie bei der Buchung eines Hotels, vorab online reserviert werden.
3. Activity Based Working
Beim Activity Based Working wird das Büro in verschiedene Bereiche unterteilt, sodass sich Mitarbeiter*innen je nach ihrer aktuellen Tätigkeit den passenden Arbeitsplatz aussuchen können. Für konzentriertes Arbeiten steht eine work alone area zur Verfügung, während für Teamarbeit eine work together area genutzt werden kann.
Desk Sharing Konzepte lassen sich flexibel an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. So können Desk Sharing Bereiche und feste Arbeitsplätze kombiniert werden. Es ist auch möglich, die Desk Sharing Arbeitsplätze nach Abteilungen zu organisieren.
Vor- und Nachteile des Desk Sharings
Das Konzept des Desk Sharings bietet zahlreiche Vorteile, birgt jedoch auch einige Herausforderungen, über die man sich im Vorfeld bewusst sein sollte.
Vorteile des Desk Sharings
- Kosteneffizienz: Reduzierte Miet- und Betriebskosten durch geringeren Flächenbedarf.
- Effiziente Raumnutzunge: Optimale Auslastung der Büroflächen durch weniger ungenutzte Schreibtische.
- Flexibilität: Freie Wahl der Arbeitsplätze je nach aktuellen Bedürfnissen (Teamarbeit, konzentriertes Arbeiten, …).
- Förderung der Zusammenarbeit: Neue Kontakte und Kooperationen durch wechselnde Arbeitsplätze, stärkt das Gemeinschaftsgefühl.
Nachteile des Desk Sharings
- Unterschiedliche Platzanforderungen: Arbeitsplätze müssen den verschiedenen Bedürfnissen gerecht werden.
- Mangelnde persönliche Gestaltung: Wenig Raum für persönliche Gegenstände und Arbeitsmaterialen.
- Zeitintensive Arbeitsorganisation: Täglicher Wechsel des Arbeitsplatzes bedeutet mehr Organisationsaufwand und fehlende feste Plätze können das Teamgefühl beeinträchtigen.
- Unsicherheit bei der Platzverfügbarkeit: Vor allem beim Prinzip des Hot Deskings ist die Verfügbarkeit eines freien Platzes nicht garantiert.
- Herausforderung bei der Integration neuer Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter*innen haben möglicherweise Schwierigkeiten, sich in die dynamische Umgebung einzufinden.
Voraussetzungen von Desk Sharing
Damit Desk Sharing erfolgreich funktioniert, sollten einige organisatorische Regeln und Anforderungen an die Ausstattung aufgestellt und beachtet werden:
- Gleiche Ausstattung: Jeder Arbeitsplatz sollte gleich ausgestattet sein. Unsere höhenverstellbaren Schreibtische und Bürostühle sind dafür perfekt geeignet.
- Raum für Privates schaffen: Persönliche Gegenstände sollten in abschließbaren Schränken wie dem Bully oder dem Bull aufbewahrt werden können.
- Flexible Büroausstattung: Möbel sollten leicht verstellbar sein.
- Sauberkeit am Arbeitsplatz: Mitarbeiter*innen sollten ihren Platz immer sauber hinterlassen.
- Technische Infrastruktur: Eine zuverlässige technische Infrastruktur ist essenziell.
- Flexible Arbeitsbedingungen: Die Möglichkeit zum Wechsel ins Homeoffice ist notwendig, um die Anzahl der Arbeitsplätze im Büro zu verringern.
Ist Desk Sharing das Richtige für dein Unternehmen?
Desk Sharing bietet Effizienz und Flexibilität, jedoch auf Kosten der persönlichen Arbeitsplatzgestaltung und möglicher Einschränkungen für Mitarbeiter*innen. Die Unsicherheit über verfügbare Arbeitsplätze und die möglichen Auswirkungen auf den Teamzusammenhalt sollen ebenfalls bedacht werden. Vor der Einführung ist es wichtig, die Unternehmenskultur und die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen genau unter die Lupe zu nehmen. Diese Evaluation ist entscheidend für den langfristigen Erfolg und die Zufriedenheit. Besonders im Vertrieb kann Desk Sharing praktisch sein, da viele Schreibtische wegen Außendiensttätigkeiten oft leer bleiben.
Möbel fürs Desk Sharing von hali
Für eine optimale Umsetzung des Desk Sharings bietet hali die passenden Lösungen.
Flexible Aufbewahrungsmöglichkeiten
Der Bully und der Bull sind ideal, um die persönlichen Gegenstände bequem von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz zu transportieren und sicher über Nacht aufzubewahren. Der Schließfachschrank bietet ebenfalls eine sichere Aufbewahrungsmöglichkeit für Dokumente und persönliche Dinge. Zusätzlich kann die Untertischschublade ganz einfach aus der Verankerung genommen und verstaut werden.
Ergonomische Möbel:
Besonders wichtig sind geeignete Büromöbel fürs Desk Sharing, da die Anforderungen an Bürostühle und Schreibtische je nach Körpergröße und Gewicht stark variieren. Der Stuhl Indeed Automatic lässt sich leicht einstellen und passt sich automatisch an das Gewicht der Mitarbeiter*innen an – perfekt fürs Desk Sharing. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch kann auf jede Körpergröße angepasst werden und ist zudem ergonomisch vorteilhaft.
Haben wir dein Interesse geweckt? Unsere Expert*innen beraten dich gerne ausführlich und individuell, um die besten Lösungen für die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter*innen und dein Unternehmen zu finden.
